Documenti per l'avvocato estero: traduzioni e apostille

Un documento pubblico italiano destinato a un processo penale all'estero deve essere, di regola, apostillato se il Paese aderisce alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, in vigore per l'Italia dall'11 febbraio 1978, oppure legalizzato dalla rappresentanza consolare del Paese se non vi aderisce. In Italia l'apostille la rilasciano il procuratore della Repubblica per gli atti giudiziari e notarili e il prefetto per gli atti amministrativi.

Cos'è l'apostille e quando serve per un procedimento penale all'estero?

L'apostille è un certificato apposto sul documento, o su un foglio allegato, dall'autorità competente dello Stato che ha emesso l'atto. Attesta tre cose: l'autenticità della firma, la qualità in cui ha agito il firmatario e, se c'è, l'identità del sigillo o del timbro (art. 5 della Convenzione dell'Aja del 1961). Non certifica il contenuto del documento: un certificato apostillato può comunque essere contestato nel merito davanti al giudice straniero.

La Convenzione si applica ai documenti pubblici formati in uno Stato contraente e da produrre in un altro Stato contraente. Tra i documenti pubblici rientrano quelli provenienti da un'autorità o da un funzionario collegato a un organo giurisdizionale, gli atti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali apposte su scritture private (art. 1). Sono esclusi i documenti formati da agenti diplomatici o consolari e i documenti amministrativi relativi a operazioni commerciali o doganali.

Nel penale l'apostille serve quando la difesa straniera deve depositare documenti italiani: certificati anagrafici, certificato del casellario, sentenze italiane, procure notarili, certificati medici rilasciati da strutture pubbliche. Non serve per le scritture private non autenticate, come una lettera del datore di lavoro, che però possono avere minore valore probatorio. Il quadro dell'assistenza al detenuto e della sua difesa è nella guida sugli italiani detenuti all'estero.

Dove si chiede l'apostille su un documento italiano?

La competenza dipende dal tipo di atto. L'Italia ha designato, ai sensi dell'art. 6 della Convenzione, due categorie di autorità. Per i documenti giudiziari e gli atti notarili è competente il procuratore della Repubblica presso il tribunale nella cui circoscrizione il documento è stato emesso. Per tutti gli altri documenti amministrativi è competente il prefetto territorialmente competente; in Valle d'Aosta il Presidente della Regione e nelle province di Trento e Bolzano il Commissario del Governo. Con una notifica dell'8 agosto 2011 la competenza per gli atti di stato civile è passata dal procuratore al prefetto.

La richiesta può essere presentata da chi ha firmato il documento o da qualsiasi portatore (art. 5): un familiare può quindi occuparsi dell'apostille senza delega del detenuto. Firma, sigillo e timbro dell'apostille sono a loro volta esenti da ogni ulteriore certificazione.

Che differenza c'è tra apostille e legalizzazione consolare?

La legalizzazione è la formalità tradizionale: gli agenti diplomatici o consolari del Paese in cui il documento deve essere prodotto ne certificano firma, qualità del firmatario e timbro (art. 2 della Convenzione). Richiede quindi il passaggio presso la rappresentanza dello Stato di destinazione, con procedure e tempi fissati da quello Stato. L'apostille sostituisce tutto questo con un solo certificato rilasciato in Italia, valido in ogni Stato contraente.

La tabella ufficiale della Conferenza dell'Aja cambia con nuove adesioni: prima di ogni deposito va controllata la situazione aggiornata del Paese. Per i procedimenti negli Stati Uniti si veda la pagina sull'arresto negli Stati Uniti; per un Paese che non aderisce, quella sull'arresto in Qatar.

Cosa fare se il Paese non aderisce alla Convenzione dell'Aja?

Serve la legalizzazione da parte della rappresentanza diplomatica o consolare in Italia dello Stato di destinazione. Ogni Stato fissa i propri passaggi preliminari, le tariffe e la lingua della traduzione: la prima verifica va fatta con l'avvocato straniero, che sa cosa accetta il tribunale, e con la rappresentanza del Paese. È un percorso più lungo dell'apostille e va avviato appena l'avvocato indica quali documenti servono. Il consolato italiano nel Paese del processo non legalizza documenti per conto della difesa, ma può fornire nominativi di legali locali e indicare un interprete.

Il certificato del casellario giudiziale italiano va tradotto per un processo all'estero?

Di regola sì. Il giudice straniero valuta i precedenti e, per uno straniero, l'assenza di condanne nel Paese d'origine è un argomento concreto su cauzione, misure cautelari e pena. Il certificato italiano è redatto in italiano: va apostillato se il Paese aderisce alla Convenzione e tradotto nella lingua del procedimento, secondo le formalità che il tribunale accetta. Negli Stati UE il giudice può anche ottenere i precedenti per via diretta tra autorità, ma la difesa che vuole produrre il certificato deve comunque presentarlo in forma utilizzabile. Per la cauzione si veda la pagina sulla cauzione all'estero.

Quanto costano traduzione e legalizzazione e quanto tempo serve?

Non esiste una tariffa unica. I costi si compongono di tre voci: il rilascio dei certificati italiani, l'apostille o la legalizzazione consolare, la traduzione. La traduzione è un servizio professionale a prezzo di mercato che varia con lingua, lunghezza e urgenza; la legalizzazione consolare segue le tariffe fissate dallo Stato di destinazione. Anche i tempi dipendono dagli uffici e dalla lingua: conviene chiedere preventivi scritti e date di consegna prima di avviare il lavoro, e partire dai documenti che richiedono più passaggi.

Un caso particolare riguarda il trasferimento dei condannati. Nella procedura della Convenzione di Strasburgo del 1983 i documenti scambiati tra gli Stati non devono essere certificati, salvo la copia autentica della sentenza, e di regola non serve traduzione, salvo dichiarazione contraria dello Stato (art. 17). I costi sono a carico dello Stato di esecuzione, tranne quelli sostenuti esclusivamente nel territorio dello Stato di condanna. Per i documenti medici utili al rimpatrio si veda la pagina sul detenuto malato all'estero.

Quali documenti chiede di solito un avvocato straniero per difendere un italiano?

L'elenco dipende dall'accusa e dalla fase, ma alcuni documenti ricorrono. Servono a provare identità, legami con l'Italia e affidabilità, cioè gli elementi che pesano sul rischio di fuga e sulla pena.